Yhtiökokous on Mandatum Oyj:n ylintä päätösvaltaa käyttävä toimielin. Yhtiökokouksessa osakkeenomistajat osallistuvat yhtiön hallinnointiin ja valvontaan käyttämällä puhe- ja äänioikeuttaan. Osakeyhtiölaissa ja Mandatum Oyj:n yhtiöjärjestyksessä säädetään niistä asioista, jotka on käsiteltävä yhtiökokouksessa (yhtiökokouksen toimivalta). Tavanomaisesti yhtiökokouksessa käsitellään lakimääräisten ja yhtiöjärjestyksessä määrättyjen asioiden lisäksi yhtiön hallituksen kokoukselle esittelemät asiat. Myös osakkeenomistajalla on, osakeyhtiölain säännösten mukaisesti, oikeus saada yhtiökokouksen toimivaltaan kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi.
Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle julkaisemalla sitä koskevan kutsun Mandatum Oyj:n verkkosivustolla. Kutsu julkaistaan viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Kutsu yhtiökokoukseen julkistetaan myös pörssitiedotteella.
Kokouskutsun lisäksi muutkin yhtiökokousasiakirjat, kuten hallituksen ja sen valiokuntien päätösehdotukset, tilinpäätös ja hallituksen toimintakertomus ovat nähtävillä yhtiön verkkosivustolla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.
Varsinainen yhtiökokous on järjestettävä hallituksen päättämänä ajankohtana ennen kesäkuun loppua. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksessä määrätyt asiat sekä muut yhtiökokouskutsussa mainitut asiat.
Mandatum Oyj:n yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokouksessa on
1. tilinpäätös ja toimintakertomus;
2. tilintarkastuskertomus;
3. tilinpäätöksen vahvistamisesta;
4. taseen osoittaman voiton käyttämisestä;
5. vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle;
6. tarvittaessa palkitsemispolitiikasta;
7. palkitsemisraportin hyväksymisestä;
8. hallituksen jäsenten lukumäärästä ja palkkioista;
9. tilintarkastajan palkkioista;
10. hallituksen jäsenet;
11. tilintarkastaja sekä
12. muut kokouskutsussa mainitut asiat
Hallitus kutsuu ylimääräisen yhtiökokouksen koolle, kun se katsoo siihen olevan aihetta. Myös tilintarkastajalla sekä osakkeenomistajilla, jotka edustavat vähintään kymmentä prosenttia yhtiön osakkeista, on oikeus vaatia ylimääräisen yhtiökokouksen koolle kutsumista käsittelemään heidän esittämäänsä asiaa.
Osallistumalla yhtiökokouksiin osakkeenomistajat voivat käyttää ääni- ja kyselyoikeuttaan sekä osallistua yhtiön asioita koskevaan päätöksentekoon joko henkilökohtaisesti tai asiamiehensä välityksellä. Yhtiökokouksessa jokainen Mandatum Oyj:n osake oikeuttaa yhteen ääneen.
Mandatum Oyj:n osakkeen perustiedot
Ilmoitus kokoukseen osallistumisesta tulee tehdä kutsussa mainittuun määräpäivään mennessä. Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä rekisteröity Euroclear Finland Oy:n (aiemmin Suomen Arvopaperikeskus) ylläpitämään Mandatum Oyj:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Niiden hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajien, jotka haluavat osallistua yhtiökokoukseen, on tilapäisesti rekisteröidyttävä Mandatum Oyj:n osakasluetteloon.
Yhtiökokouksista laadittavat pöytäkirjat julkistetaan osakkeenomistajien nähtäviksi kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Tämän lisäksi yhtiökokousten päätökset julkistetaan pörssitiedotteella ilman aiheetonta viivytystä yhtiökokouksen päätyttyä.